Codice etico

In questa pagina puoi consultare il Codice Etico di Privacy Network, che definisce i valori, i principi e le responsabilità fondamentali che ispirano e guidano l’operato di Privacy Network

1. Scopo

Il presente Codice Etico (CodE) definisce i valori, i principi e le responsabilità fondamentali che ispirano e guidano l’operato di Privacy Network (PN) nello svolgimento delle proprie attività organizzative. Esso rappresenta uno strumento di autoregolamentazione volto a dichiarare e diffondere gli impegni etici dell’organizzazione verso tutti i suoi stakeholder, interni ed esterni.

In particolare, il CodE persegue le seguenti finalità:
1.1 Identificare e definire con chiarezza i Valori Fondamentali (VF) e le responsabilità etiche che informano la missione di PN, attraverso un processo strutturato di consultazione e condivisione che coinvolge tutti i livelli organizzativi.

1.2 Delineare standard etici di condotta applicabili a tutti i membri dell’organizzazione, dal management allo staff, dai volontari/e ai collaboratori/trici esterni/e, elaborati mediante un percorso partecipativo di confronto sulle modalità più adeguate per tradurre i valori in comportamenti e pratiche quotidiane.

1.3 Definire le modalità di comunicazione, diffusione e formazione relative al CodE, sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione, al fine di favorirne la piena conoscenza e applicazione da parte di tutti i destinatari.

1.4 Stabilire procedure e sistemi di controllo atti a monitorare il rispetto del CodE e a gestire efficacemente eventuali violazioni attraverso adeguati meccanismi sanzionatori e correttivi.

Il CodE si articola in quattro macro-aree:
a) Definizione dei VF, riportati nella missione e nello statuto di PN;
b) Definizione del Codice di Condotta, che promuove tali valori;
c) Procedure di monitoraggio, segnalazione e gestione delle violazioni del CodE;
d) Modalità di divulgazione interna ed esterna del CodE.

2.Valori e Principi Fondamentali

2.1 Centralità e promozione dei diritti umani: PN fa della centralità della persona umana il cardine del proprio sistema di VF. Ne discende l’imperativo categorico di promuovere il pieno rispetto dei diritti inviolabili di ogni essere umano, a prescindere da qualsiasi caratteristica che possa distinguerlo. Ciò significa innanzitutto ripudiare e bandire qualunque opinione, atteggiamento o azione che neghi pari dignità alle persone o si connoti come discriminatoria. Parallelamente implica favorire attivamente una cultura dell’inclusione e della valorizzazione delle differenze.

2.2 Eccellenza e integrità: Requisiti imprescindibili per realizzare la missione associativa sono l’onestà e il senso di responsabilità. La condotta di ogni membro va costantemente orientata al bene comune, bandendo qualsiasi deriva egoistica. Altri pilastri fondanti sono la correttezza, l’accuratezza e l’imparzialità. Tutte le informazioni prodotte e veicolate vanno sottoposte a controlli di qualità e verifica incrociata delle fonti. Ciò a tutela della credibilità dell’organizzazione.

2.3 Uso responsabile delle risorse: Analoghi criteri stringenti vanno applicati nella gestione e protezione di dati riservati. Non meno rilevante è l’equilibrio tra mezzi impiegati e finalità perseguite. L’utilizzo delle risorse a disposizione va costantemente guidato da criteri di efficienza, oculatezza e sostenibilità.

2.4 Relazioni equilibrate con gli stakeholder: Qualunque relazione con stakeholder interni ed esterni va improntata con chiarezza e collaborazione costruttiva. Ciò implica una comunicazione socialmente responsabile, che bandisca qualsiasi forma di strumentalizzazione o forzatura. Analogamente, la gestione dei rapporti di carattere economico e finanziario va orientata all’equità e al bene comune. Particolare attenzione merita la prevenzione e il governo di potenziali situazioni di conflitto di interessi, reale o apparente, che vanno rendicontate con trasparenza.

3. Standard e Politiche di Comportamento

3.1 Politiche per la promozione dell’inclusione: In linea con il valore guida del rispetto per la persona umana, PN garantisce a tutti coloro che vi operano, a qualsiasi titolo, la più completa parità di trattamento e valorizzazione dei talenti individuali. Qualsiasi forma di discriminazione è vietata. Eventuali decisioni su percorsi formativi, incarichi e riconoscimenti si basano esclusivamente sulle competenze dimostrate. Ogni forma di molestia, offesa o intimidazione va ugualmente bandita. Tale contesto rispettoso del prossimo e delle sue legittime specificità è responsabilità di ciascuno.

3.2 Politiche di gestione dell’informazione: In qualità di organizzazione orientata alla credibilità e all’influenza etica, PN cura meticolosamente la qualità e l’integrità della propria produzione e diffusione informativa. Ogni notizia, report o contenuto di qualsiasi natura va preliminarmente verificato in termini di accuratezza, imparzialità e tracciabilità delle fonti. Parimenti, i dati personali e ogni altra informazione sensibile raccolti e gestiti vanno trattati con riservatezza assoluta e utilizzati unicamente per le finalità dichiarate. Anche nella esternazione di opinioni personali è richiesto un approccio rispettoso e socialmente responsabile. Pur garantendo ampia libertà di pensiero, l’associazione promuove un dibattito costruttivo che escluda qualsiasi forma di offesa o denigrazione.

3.3 Politiche su gestione risorse e conflitti di interesse: PN persegue un utilizzo equo, efficiente e sostenibile delle risorse a disposizione. I fondi raccolti e i mezzi organizzativi vanno indirizzati ai team e ai progetti sulla base delle priorità definite e del potenziale impatto generabile. La gestione delle risorse economiche è improntata al principio di trasparenza: gli organi associativi comunicano con periodicità le scelte in merito alla ripartizione delle risorse agli associati esecutivi e agli associati. L’utilizzo delle risorse è rendicontato e, dietro richiesta, accessibile agli associati. Altrettanto importante è gestire con trasparenza qualsiasi situazione che configuri un potenziale o reale conflitto di interessi. Ogni membro è tenuto a rendere note relazioni personali o attività esterne che possano interferire con le finalità dell’associazione.

4. Monitoraggio

4.1 Formazione Continua e Risorse di Riferimento: Al fine di garantire che il CodE sia integrato efficacemente nel quotidiano operare dell’organizzazione, è imperativo implementare sessioni di formazione una tantum per i/le volontari/e. Durante queste sessioni, verrà offerto un approfondimento dettagliato sulle norme etiche vigenti presenti in questo documento.

4.2 Processo di Revisione e Partecipazione delle Parti Interessate: La dinamicità del CodE è garantita da una revisione periodica, preferibilmente annuale, per assicurare che rimanga attuale e in linea con le esigenze dell’organizzazione. Questo processo dovrebbe vedere un coinvolgimento attivo delle parti interessate, inclusi volontari/e, membri del consiglio d’amministrazione e organizzazioni partner, per raccogliere feedback e opinioni che possano arricchire e aggiornare il documento.

4.3 Conformità Normativa e Comunicazione delle Modifiche: PN monitora costantemente i propri processi e procedure per assicurarne la conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili, con particolare attenzione alla tutela dei dati personali e dei diritti umani. Ogni modifica al CodE è tempestivamente comunicata a tutti i destinatari, unitamente alle ragioni che l’hanno determinata.

5. Ricorso per Violazioni

5.1 Definizione delle Violazioni Etiche: Privacy Network incoraggia tutti i membri dell’organizzazione a segnalare tempestivamente ogni sospetta violazione del Codice Etico, adottando un sistema di gestione delle segnalazioni improntato a principi di riservatezza, imparzialità e non ritorsione. A seguito si riporta una casistica – non esaustiva – di possibili violazioni:

Uso Improprio delle Risorse: I/Le volontari/e dovrebbero utilizzare le risorse fornite dall’organizzazione esclusivamente per lo scopo per cui sono destinate. Qualsiasi deviazione delle risorse per guadagno personale o uso non autorizzato è considerata una grave violazione. Ciò include l’appropriazione indebita di fondi, lo spreco di materiali e l’abuso di tecnologia e infrastrutture.
Comportamento Discriminatorio: PN promuove una cultura di inclusività e rispetto. Qualsiasi forma di discriminazione basata su genere, religione, nazionalità, disabilità o altre categorie protette è severamente proibita.
Molestie o Bullismo: Le molestie o il bullismo in qualsiasi forma, inclusi fisici, verbali o online, sono inaccettabili. Ciò include qualsiasi comportamento indesiderato che crea un ambiente intimidatorio, ostile o offensivo, dalle chat online a forme presenziali. Si incoraggiano i/le volontari/e a segnalare qualsiasi episodio di molestie o bullismo di cui siano testimoni o vittime.
Violazione della Riservatezza: I/Le volontari/e possono avere accesso a informazioni sensibili. È imperativo mantenere la riservatezza di queste informazioni per proteggere la privacy e la sicurezza di tutti gli stakeholder.
Conflitto di Interessi: I/Le volontari/e dovrebbero evitare situazioni in cui i loro interessi personali possano entrare in conflitto con gli interessi dell’organizzazione. Ciò include l’ingaggio in attività che potrebbero potenzialmente beneficiarli personalmente a scapito dell’organizzazione. Si prevede che i/le volontari/e rivelino qualsiasi potenziale conflitto di interesse ai relativi team leaders al fine di gestire possibili influenze indesiderate. Qualora questo avvenga, si astengono da progetti, votazioni e ogni tipo di attività di Privacy Network relativi al conflitto stesso. Nel caso in cui il conflitto sfoci in una incompatibilità perdurante, si procede come determinato dell’articolo dedicato.
Incompatibilità: Si considerano incompatibili con il ruolo di volontario/a o membro di PN le seguenti situazioni:

Appartenenza attiva a organizzazioni i cui valori o attività siano in contrasto con quelli di PN.
Assunzione di ruoli o incarichi che possano compromettere l’indipendenza o l’integrità dell’organizzazione.
Coinvolgimento in attività che possano danneggiare la reputazione o gli interessi di PN.

In caso di incompatibilità accertata, un Comitato Interno composto dal Board e dal Supervisory Board -con esclusione della persona la cui situazione è oggetto di presunta incompatibilità se all’interno di tali due organi-, valuterà la situazione e potrà richiedere al membro interessato di scegliere tra il suo ruolo in PN e l’attività incompatibile.

5.2 Processo di Segnalazione delle Violazioni: Ogni destinatario del CodE è tenuto a riferire qualsiasi comportamento non conforme ai principi e alle norme ivi enunciati. Questo processo dovrebbe essere facilmente utilizzabile da tutti /le volontari/e, preferibilmente attraverso comunicazioni private e confidenziali con i leader del team. In considerazione delle risorse limitate di PN, sono considerate per la segnalazione:

Comunicazione Diretta: I/Le volontari/e sono incoraggiati a comunicare direttamente con i loro leader di team in caso di osservazioni di potenziali violazioni etiche.
Confidenzialità: Per proteggere l’identità dei segnalatori, garantiamo che tutte le comunicazioni rimarranno confidenziali e che le informazioni condivise saranno trattate con la massima discrezione.
Supporto Peer-to-Peer: Incoraggiamo i/le volontari/e a discutere delle preoccupazioni con i loro pari, considerando tuttavia la segnalazione di casi gravi al team leader di riferimento.

5.3 Processo di Valutazione delle Violazioni: Per garantire che ogni segnalazione venga trattata con imparzialità, si considera l’implementazione di un processo di valutazione delle violazioni del CodE, conforme ai principi del giusto processo. Questo processo mira a determinare l’entità della violazione e a decidere le azioni appropriate da intraprendere, nel rispetto dei diritti dei soggetti coinvolti:

Valutazione Iniziale della Segnalazione: Una volta ricevuta una segnalazione, il leader del team effettuerà una valutazione iniziale per comprendere la gravità e l’ambito della presunta violazione.
Investigazione Interna: Se necessario, si costituirà un Comitato Etico interno compsta dal Board e dal Supervisory Board, -con esclusione della persona la cui situazione è oggetto di presunta incompatibilità se all’interno di tali due organi- per condurre un’indagine più approfondita. Questo comitato sarà responsabile della raccolta di prove e dichiarazioni pertinenti. Prima di formulare un giudizio, il comitato garantirà il pieno contraddittorio, consentendo a tutte le parti di essere ascoltate, di presentare memorie difensive e ogni altra informazione rilevante nel pieno rispetto dei diritti di tutte le parti coinvolte.
Valutazione e Giudizio: Sulla base delle informazioni raccolte, il comitato valuterà la situazione con imparzialità e formulerà una deliberazione motivata, nel rispetto dei principi di equità procedurale.
Comunicazione delle Conclusioni: Le conclusioni dell’indagine saranno comunicate in modo confidenziale alle parti interessate, assicurando che le considerazioni vengano apprese e che si prevengano future violazioni.

5.4 Definizione delle Conseguenze per le Violazioni del Codice Etico: Nel caso in cui un’indagine condotta dal ComE accerti la sussistenza di una violazione del presente CodE, si adotterano provvedimenti sanzionatori commisurati alla gravità della condotta, nonché di azioni correttive volte a rimuoverne le cause e a prevenirne il ripetersi. Le sanzioni, graduate dalla semplice ammonizione sino all’interruzione del rapporto associativo, sono applicate nel rispetto dei principi di proporzionalità e di equo trattamento.

Sensibilizzazione e Formazione: Nel caso di violazioni minori, il volontario potrebbe essere richiamato a partecipare a sessioni di sensibilizzazione e formazione per comprendere meglio l’importanza del rispetto del CodE e prevenire future trasgressioni.
Sospensione Temporanea: In caso di violazioni di media gravità, potrebbe essere considerata una sospensione temporanea dalla posizione di volontariato. Durante questo periodo, i/lal volontario/a avrà l’opportunità di riflettere sulle sue azioni e lavorare verso il reinserimento nel team.
Revoca della Posizione di Volontariato: Per violazioni gravi o ripetute, la revoca della posizione di volontariato potrebbe essere necessaria. Questa misura serve a proteggere l’integrità dell’organizzazione e garantire la sicurezza e il benessere di tutti i/le volontari/e.

5.5 Comunicazione delle Conseguenze per le Violazioni del Codice Etico: Nel rispetto dei principi di trasparenza e correttezza procedurale, PN comunicherà in modo tempestivo le conseguenze derivanti da violazioni accertate del presente CodE. Tale comunicazione avverrà osservando tali principi:

Dialogo Aperto: È fondamentale mantenere un dialogo aperto e onesto con i/le volontari/e che hanno commesso violazioni. Questo dovrebbe includere una discussione approfondita sulle ragioni della violazione e sulle potenziali conseguenze delle loro azioni.
Documentazione delle Violazioni: Per garantire che le lezioni vengano apprese, è importante documentare le violazioni e le conseguenze associate. Questa documentazione servirà come riferimento per future decisioni e aiuterà a mantenere un registro delle azioni intraprese.
Prevenzione di Ritorsioni: PN si impegna a prevenire e sanzionare rigorosamente qualsiasi forma di ritorsione o discriminazione nei confronti di coloro che, in buona fede, abbiano segnalato potenziali violazioni o collaborato alle indagini del comitato.

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